システム手帳をビジネスで能率的に使う手帳リフィル話 | 齋藤様

 

コンサルティング会社を経営されているとのことですが、ネットショップのコンサルをされているのはどういった理由でしょうか?

お客様にお金や時間の自由を手に入れてほしいと思っています。

それは家族がいると思うからです。家族の姿は人それぞれですが、家族を幸せにしたいと思って仕事をしているのにそれが実現できていない場合には、ネットショップであればそれが実現しやすいと考えています。

現在、行列ショップというお客様をファンにしてリピート性と収益性が高いネットショップのプログラムを提供していますが、それはそれを実現するためです。(行列ショップ

仕事は何を使って管理されていますか?

自社の社員はF-revoとチャットワークを使用し、お客様とはチャットワークとZoom、プロジェクトはF-revoで管理しています。

打ち合わせの内容や進捗管理もそこに入力しているので履歴がわかります。

打ち合わせ後に入力したものを印刷してファイリングしているため、ファイルをみればすぐに状況が把握できるようになっています。

自分の仕事は、エクセルとカレンダーと手帳で管理しています。

エクセルには、重要度と緊急度の4象限で分けたマトリックスに、細かいタスクがいっぱい書かれており、それを毎朝眺めて4象限の中でずらしながらその日にやるタスクをデイリースケジュールに入れています。

だいたいタスクは1日に5〜6個、多くても7〜8個ぐらいです。できなかったものは翌日にします。

タスクは終わったら終わったで、次にまた思いついてしまい、減らしても減らしても減っていきません。(笑)

それでもタスクを削除する瞬間はうれしいものです。

タスクはどれくらい細かく分解されていますか?

スケジューリングでいちばん重要なのは、タスクの分解の仕方だと思っています。

タスクを完了させるまでの手順を頭に描けないとタスクを分解することができません。

例えばHPを1つ作るにしても、契約書を作ったり、コンセプトを考えたり、デザインカラーを決めたりなど、手順があります。

はじめてやることや、同じことでも違う目的でやるとなったら手順がかわることもあります。

エクセルのタスクには、基本的には1〜2時間でできることに分解した状態で記入していますが、手順が明確になっていない大きなテーマや課題などは、細分化しないままタスクシートに記入しています。

細分化しないまま忘れたくない課題として入れたタスクは、消化されないまま残っているのはよいのですが、半年とか1年ぐらい残っていると「これは何のことだったかな?」と思い出すのに時間がかかるようなものも出てきます。

そのため、本当はタスクを分解するためのツールかシートが必要なんだろうなと思っています。イメージもできていて作ろうと思えば作れますが、正直面倒なのでそこまではしていません。

タスク管理は、まだうまく細分化できなかったころはメチャクチャ嫌で、正直手帳をつけることを投げ出したこともありました(笑)

それは、「◯◯の集客」みたいな感じで大きな課題として書いていたためです。解決できるまで毎日同じこととを書き続けるのが苦痛でした。

うまく細分化できるようになってからは、便利さを感じてずっと書き続けています。

タスクの時間は予定通りにいっていますか?

あまり予定通りには進みません。だいたい6割ぐらいでしょうか。

それは予定の立て方自体が理想の目標ということもあります。振り返るのが嫌で反省もしません(笑)

今日は今日で終わり、また明日やろうという感じです。

ただ、1日の時間の使い方を決めておかないと、ずれたのかどうかという感覚が養われることがなくなります。

その感覚は持っていたいので予定を考えています。

スケジュール管理はどのようにされていますか?

お客様との予定やアポイント、コンサルなどはグーグルカレンダーに入れておき、それを先にデイリースケジュールに入れてから当日のスケジュールを組むイメージです。

グーグルカレンダーはどのデバイスでも見られるので便利だと感じています。

約束事はよっぽどのことがない限りズラすことはありません。それは、それが信頼につながるからです。 受講するセミナーだろうが友達との予定だろうが関係ありません。約束事の予定をズラすのは、お葬式などの急用も含めて年に3回あるかないかぐらいです。

人生は時間をどう使うかだけであり、現状の自分を作っているのは過去の自分の時間の使い方です。

目標の設定・管理はどのようにされていますか?

年間目標から月間目標に細分化し、それをエクセルのタスク管理シートに入れて、毎日デイリースケジュールに入れています。

年間目標を月間の行動目標に落とし込んであるため、頻度多く見るのはデイリースケジュールです。

仕事のこともプライベートのことも毎年目標設定し、その達成のために取り組んでいます。

あまりがんじがらめになるのはイヤなので、期限は重要なものだけ決めて、他は毎日プライオリティを変化させて考えるのが習慣になっています。

今の悩み

全部自分でやってしまっているので、仕事を外にふれていないことですね。
溜め込んで何でもやってしまっているが、自分でやれる仕組みにできているので、逆にそれが問題だという認識ではいます。

その気になれば外注化もできるんだろうけど、今は自分の能力や人間力アップに時間を使っています。

今までされた失敗経験の中でずっと心に残っていること

電子部品のメーカーに入って2年目ぐらいのときに工程管理の仕事をしていたのですが、あるときに不良率が10%発生することがありました。

その問題解決を半年ぐらい解決できず、最終的にはもう自分にはできませんとミーティングで報告しました。

そのときに顔が怖い部長がニコッと微笑んで、「これを引き起こしている原因は無数に考えられると思うけど、齋藤くんはできることを全部やったのかい?」と聞かれ、やってませんと答えると、「技術屋はね、やれることを全部やってからできないって言うんだよ」と言われたのです。

それが心にガツーンと来て、「オレ全然やってなかったな」と反省しました。めんどうくさがりなので全部は無理だけど、とにかく1個改善する方法を
みつけようと奮起して、翌日から細かい分析をやめて工程にはりついて見てみることにしました。

すると偶然不良を発生する瞬間に立ち合えたのです。

周りを見渡してみてわかったのは、担当していない工程でフッ素剤の噴霧が行われた際のフッ素剤が自分が担当している工程まで飛ばされていたことでした。

データや自分の工程だけ見ていては絶対にわからないことでした。

この経験から、集中して仕事するのはいいけれど、「木を見て森を見ず」っていうのはダメだなということを学びました。

決めてやることは大事だけれど、がんじがらめになるのはよくないなと思っています。

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