言葉は大切 | システム手帳の使い道はスケジュール帳リフィルの使い方

この記事はKT PROJECTからの翻訳転載です。配信元または著者の許可を得て配信しています。
https://ktproject.ca/is-your-project-using-the-master-keys-to-success/

言葉はコミュニケーションを成功させるマスターキー

「言葉」はプロジェクトを成功させるための「マスターキー」です。
コミュニケーションはプロジェクトを成功させるためのマスターキーです。
「コミュニケーション障害の原因とは?」 という記事によると、コミュニケーションがうまくいかない原因の3つ(4つのうち)は、言葉の使い方に関係しているそうです。
その3つとはこのようなことです。
  1. あなたにとって明白な何かが他の人に明白でないかもしれないし、彼らの混乱(仮定の視点や理解)が見落とされているとき。
  2. 受け手が重要な情報を見逃したり、退屈や個人的な偏見でトーンアウトしてしまうとき(誤解や反論);
  3. 言葉が聴衆や主題に不適切な場合、特に不明確または曖昧な用語や専門用語(曖昧さや明確さの欠如)を使用している場合。
言葉はコミュニケーションを成功させるためのマスターキーです。
Orgmetricsは10年以上にわたり、134のプロジェクトチームに、プロジェクトの失敗と成功の経験について2つの質問をしました。
  • プロジェクトの失敗の原因は何ですか?98%がコミュニケーションと答えました。
  • プロジェクトを成功させる要因は何か?95.5%がコミュニケーションと答えました。
コミュニケーションはプロジェクトを成功させるためのマスターキーです。
コミュニケーションを成功させるには、多くの側面があります。グーグルで検索すると、何千もの有用なリソースが出てきます。これらのリソースには、感情的な知性からソフトスキル、ミーティング、スピーキング、ライティング能力の向上に関するトピックまで、さまざまなテーマが含まれています。対照的に、この記事では、コミュニケーションと言語のある特定の側面に焦点を当てています。
この記事では、以下のようなミスコミュニケーションの一般的な原因について論じています。
  • 無意識的・無能
  • 急な学習曲線
業界用語とプロジェクト用語の異なる理解と使い方。
この記事では以下に説明します。
明確なコミュニケーションの重要性は、どのようにマスターキー(言葉)を使用して、プロジェクトの成功を生み出すことができるかです。

◆KTプロジェクト用語解説

※1. 無意識的・無能

プロジェクトのコミュニケーション不足の根本原因の一つに、無意識的・無能があります。簡単に言えば、これは、担当者が知らないことを知らないだけであるということを意味します。無意識的・無能とは、能力または学習の4つの段階のうちの最初の段階になります。
能力または学習の4つの段階
  • 【第1段階】無意識的・無能:知らない学んでない
  • 【第2段階】意識的・無能 :知識はあるが出来ない
  • 【第3段階】意識的・有能 :意識してだったら出来る
  • 【第4段階】無意識的・有能:無意識に出来る
これは、スキルを適用したり、採用したりする際に、無能(知識の欠如)から能力(知識の保持)へと進行するプロセスに関連しています。
産業またはプロジェクトの文脈では、この段階の人員は間違いを犯し、これらの間違いや他の人員やプロセスへの影響に気づかない可能性が高いです。
例えば、ステージ1の新入社員が計算を行ったが、誤った計算式を使って解決策を決定してしまったとします。その結果、プロジェクトは間違った厚さのパイプを購入してしまいます。その結果、回避可能な費用、不必要なスケジュールの遅延、間違ったパイプの設置が発生します。無意識の無能は、特に初心者や経験の浅い作業員に当てはまります。

2. 急な学習曲線

学習曲線は、人員が経験、知識、または新しいスキルを得ることで進歩する速度です。この間、人員は密接な監督を必要とします。一般的に、彼らはそれを行う方法を、何をすべきかを言われる必要があり、多くの詳細を提供されます。
最後に、人材は自分の生産レベルや進捗状況を頻繁に確認する必要があります。
採用担当者の中には、スキルは確かに転用可能かもしれませんが、業界特有の語彙が限られていることが、プロジェクトの要件に対応するために十分な速さで克服できない要因である可能性があるため、転用可能なスキルを持つ人材を採用することに消極的な人もいます。

学習曲線はどこにあるのか

1.知識のボディは時間をかけて学びます; または

2.同じ課題を一連の試行で繰り返す。

新しい会社、業界、プロジェクト、役割など、それぞれが同じ、似ている、あるいは異なる用語を使用している可能性があるため、人材が新しい会社、業界、プロジェクト、役割に移る際に苦労する主な理由は、学習曲線の急峻さにあります。すべての人事は、初心者から初心者、主題専門家、技術的権威者(およびそれ以上)への移行の間に、同様の学習曲線を経験します。この移行は、以下のような職員にとって特に困難です。
英語を第二言語(または第三、第四言語)として使用している。
経験はあるが、自分の理解や他の人の理解を明確にしたり確認したりする必要がある。
新しい会社、業界、プロジェクト、役割に異動したことがある。

3. 同じ用語でも意味が違う?災害のためのレシピ!

一部の産業やプロジェクトでは、様々な活動や機能を説明するために、同じ用語や言葉を互換性を持って使用しています。これはお勧めできません。
また、業界やプロジェクトによっては、同じ(あるいは似たような)ことを意味するのに、異なる用語を使用している場合もあります。
混乱しますか?もちろんです。そうでないはずがありません。しかし、これはどのように対処すればよいのでしょうか?
正確なコミュニケーションの欠如は、コストがかかり、ミッションにさえ致命的な影響を及ぼす可能性があります。例えば、1998年にNASAの火星探査機は、通信エラーのために軌道投入中に崩壊しました。単純な単位変換のミスが、壊滅的なミッションの失敗を引き起こし、3億2700万ドルの損失をもたらしました。
インターネットにアクセスできる人なら誰でも定義を検索することができますが、その結果は曖昧だったり、矛盾していたり、混乱していたり、業界に関係していなかったり、プロジェクトには役に立たなかったりすることが多いです。
このように、一般的にインターネットから得られる情報は、一貫した定義や使えるデータを提供してくれません。例えば、スプレッドでの作業とは何か?これを聞いたことがない人には、イメージしにくいかもしれません。スプレッドという用語(定義については挿入図を参照)はパイプライン建設に特有のものであり、その意味はパイプライン建設業界以外では一般的には知られていません。

4. 明確なコミュニケーションの重要性を過小評価することはできない

明確なコミュニケーションのポイントは、単に混乱や誤解を避けることではなく、現在のプロジェクトを成功に導くエンジンとなるようなコミュニケーションを継続的に改善し、洗練させることです。
最終的には、将来のプロジェクトを成功に導くためのエンジンとして、より効率的なものを提供することが目標となります。明確なコミュニケーションと継続的な改善がなければ、プロジェクトは負の結果(例:コストの増加、スケジュールの遅延、または悪化)を経験することになると予想されます。
明確なコミュニケーションの基本は、プロジェクト担当者が業界用語やプロジェクト用語(略語、用語、言い回しなど)を理解していることが非常に重要です。最初は、すべての担当者がプロジェクトの定義を合理的に理解しているように見えるかもしれませんが、そうではありません。
ほとんどのプロジェクトでは、正確に定義された最新の用語の包括的なデータベースを保持していません。ほとんどのプロジェクトでは、正確に定義された最新の用語の包括的なデータベースが整備されていません。
複数のプロジェクトで同様の用語を多用すると、混乱や誤解を招く傾向があります(好ましい用語が定義されていなかったり、使用されていなかったりします)。
プロジェクト担当者には多様な背景と経験があるため、用語の定義の理解に影響を与えます。
プロジェクトは複雑で、複数の分野にまたがり、異なる業界が関与している可能性があります。これらの場合やその他の場合、また必然的に、同じ用語や類似した用語でも、明示的に異なる定義を必要とする場合があります。
複数の地域、地理的地域、管轄区域にまたがるプロジェクトでは、あまり特異的でない、あるいは異なる用語の定義を使用する場合がある。
残念なことに、上記のような業界用語やプロジェクト固有の用語の性質を持っています。そして、この課題に対処しなければなりません。そうしないと、プロジェクトは不確実な危険と未知のリスクに直面することになる。それでも、あなたのプロジェクトはこの危険とリスクに対処することができます。しかし、どのように?

5. マスターキーを使ってプロジェクトを成功に導く

あなたのプロジェクトが、無意識の無能さを軽減し、学習曲線を平坦にし、担当者のコミュニケーションを明確にする重要なリソースを利用できるとしたらどうでしょうか。KT プロジェクト文書は、共通言語を定義することで、要件が明確に理解され、効果的に伝達されていることを保証します。
KTプロジェクトの文書には、何十年にもわたって蓄積された専門家の貴重な経験と知識が盛り込まれており、知識のギャップやコミュニケーション不足が原因で発生する課題を排除し、最小限に抑え、軽減することができます。これにより、プロジェクトの時間とコストを大幅に削減することができます。
KTプロジェクトは、専門分野の専門家から他の専門家への知識の効率的かつ効果的な伝達を促進します。KTプロジェクトのリソースは、お客様のビジネスやプロジェクトのニーズに合わせて、そのまま使用したり、修正したり、ホワイトラベルを付けたりすることができます。また、プロジェクトに必要な新しい用語や既存の用語を定義することもできます。

6. KT プロジェクト用語集

KT プロジェクトの文書の一つに、KTP-GEN-002「業界用語・プロジェクト用語集」がある(写真参照)。この用語集は、以下を含む数千もの略語、言い回し、用語の現代的で正確な定義を提供しています。 

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